Il Decreto Trasparenza e l’obbligo di comunicazione dei sistemi automatizzati

Con il D.lgs. n. 104 del 27 giugno 2022 relativo a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione Europea (c.d. “Decreto Trasparenza”) il legislatore italiano ha recepito la Direttiva UE 2019/1152, il cui scopo è quello di stabilire prescrizioni minime nella comunicazione degli elementi essenziali del rapporto di lavoro e delle condizioni applicabili, al fine di garantire che tutti i lavoratori dell’Unione fruiscano di un livello adeguato di trasparenza e prevedibilità.

Il Decreto Trasparenza, dunque, disciplina il diritto all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro e trova applicazione in riferimento a tutti i rapporti di lavoro in stipula a partire dalla sua data di entrata in vigore. Più precisamente, rientrano nel campo di applicazione del Decreto Trasparenza i contratti di lavoro subordinato, in somministrazione ed intermittente; i rapporti di collaborazione con prestazione prevalentemente personale e continuativa organizzata; i contratti di collaborazione coordinata e continuativa; i contratti di prestazione occasionale ed i rapporti con la pubblica amministrazione ed enti pubblici economici.

Obbligo di comunicazione al lavoratore

Stando a quanto previsto dall’art. 3 del Decreto Trasparenza, il datore di lavoro deve fornire a ciascun lavoratore in modo chiaro e trasparente le informazioni previste dal decreto in formato cartaceo oppure elettronico, nonché conservarle e renderle accessibili al lavoratore.

Le informazioni che il datore di lavoro deve comunicare al lavoratore vengono elencate dai novellati artt. 1 e 1-bis del D.lgs. n. 152/1997, e comprendono tra le altre: (i) l’identità delle parti, compresa quella dei co-datori; (ii) il domicilio del datore di lavoro; (iii) la data di inizio del rapporto di lavoro; (iv) la tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la data di conclusione o la durata dello stesso; e (v) il luogo di lavoro ovvero, in mancanza di un luogo fisso o predominante, la possibilità del lavoratore di determinare il proprio luogo di lavoro.

Gli obblighi di comunicazione facenti capo al datore di lavoro si possono considerare assolti laddove, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, sia stata consegnata al lavoratore una copia del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto e firmato, ovvero una copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’art. 9-bis del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510.

Le informazioni eventualmente non contenute nella lettera d’assunzione devono essere in ogni caso fornite per iscritto al lavoratore entro sette giorni successivi all’inizio della prestazione lavorativa.

Alcune informazioni potranno essere fornite al lavoratore entro un termine più ampio e comunque non oltre trenta giorni dall’inizio della prestazione lavorativa, come ad esempio: (i) la durata delle ferie e degli altri congedi retribuiti; (ii) il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro se prevista; (iii) la procedura, la forma e i termini di preavviso in caso di recesso del datore di lavoro e del lavoratore; (iv) il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro con l’indicazione delle parti sottoscriventi; e (v) enti e istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi versati dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale prevista dal datore di lavoro.

Il caso dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati

Ai suddetti obblighi di comunicazione si somma l’ulteriore obbligo di cui all’art. 1-bis del D.lgs. n. 152/1997, introdotto dall’art. 4, lettera b) del D.lgs. n. 104/2022, il quale impone al datore di lavoro di informare il lavoratore circa l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazione e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Per sistemi automatizzati, secondo quanto indicato nella circolare n. 19 del Ministero del Lavoro, vanno intesi tutti quei sistemi decisionali e di monitoraggio che, attraverso la raccolta di dati e l’elaborazione degli stessi effettuata tramite algoritmo, intelligenza artificiale etc., siano in grado di generare decisioni automatizzate.

Di tali sistemi la norma succitata, come suggerito del Ministero del Lavoro, individua due differenti tipologie, ossia: (i) quella dei sistemi finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro e (ii) quella dei sistemi destinati ad incidere sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali.

Ai fini dell’adempimento di tale obbligo, il datore di lavoro deve comunicare al lavoratore le seguenti informazioni:

1. gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo di tali sistemi;

2. gli scopi e le finalità dei sistemi automatizzati di gestione e monitoraggio;

3. la logica e il funzionamento di siffatti sistemi;

4. le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi;

5. le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;

6. il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impianti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Tale obbligo scatta laddove la vita lavorativa del dipendente, o uno dei suoi aspetti rilevanti, sia affidata all’attività decisionale di sistemi interamente automatizzati, ossia quando per esempio:

1. l’assunzione o il conferimento dell’incarico sono definiti attraverso l’utilizzo di chatbots durante il colloquio, ovvero quando la profilazione dei candidati è interamente automatizzata o, ancora, quando vengono impiegati software per il riconoscimento emotivo dei candidati;

2. vengono impiegati strumenti di data analytics o machine learning ai fini della cessazione o per la gestione del rapporto di lavoro attraverso l’assegnazione o la revoca di compiti, mansioni o turni, ovvero per definire gli orari di lavoro. È questo il caso dei sistemi:

a. di monitoraggio dei log automatizzati con effetti automatici sugli account dei lavoratori in base al comportamento di questi ultimi;

b. di geolocalizzazione che prevedano segnalazioni o interventi automatici in caso di pericolo;

c. di rilevazione delle presenze in ingresso e uscita dei lavoratori, senza attività finalizzata a una decisione datoriale.

In tutti questi casi sarà necessario che il datore di lavoro comunichi quanto previsto al comma 2 dell’art. 1-bis del D.lgs. 152/1997 attraverso un’informativa ad hoc.

Se non vi è dubbio alcuno circa la sussistenza di tale obbligo informativo nel caso di utilizzo di sistemi interamente automatizzati, diversi dubbi sono invece sorti circa la sussistenza del medesimo obbligo nei casi in cui tali sistemi siano affiancati all’intervento umano. Sul punto si è espresso il Ministero del lavoro nella circolare già citata precisando che l’obbligo di cui all’art. 1-bis del D.lgs. n. 152/1997 scatta solo se in un processo automatizzato si inserisce un intervento umano «meramente accessorio». L’informativa di cui sopra dovrà, quindi, essere prodotta anche quando nel processo automatizzato di gestione o monitoraggio si inserisca un intervento umano che, in assenza di discrezionalità, non incida in alcun modo sulla decisione finale. Diversamente, l’obbligo di informativa circa i sistemi automatizzati di gestione e monitoraggio andrebbe escluso ogni qualvolta l’intervento umano non costituisca un mero gesto simbolico.

Ulteriori novità introdotte dal Decreto Trasparenza

Il Decreto trasparenza modifica altresì alcune regole riguardanti la durata massima del periodo di prova, il cumulo di impieghi, la prevedibilità minima del lavoro; la transizione a forme di lavoro più prevedibili, sicure e stabili, nonché la formazione obbligatoria.

Con riguardo alla durata del periodo di prova, all’art. 7 del Decreto Trasparenza, il legislatore ha fissato in sei mesi la durata massima di detto periodo ed escluso che, in caso di rinnovo del contratto per le medesime mansioni, il rapporto possa essere soggetto ad un nuovo periodo di prova. Inoltre, nel rapporto di lavoro a tempo determinato, il periodo di prova, secondo quanto previsto dal provvedimento in esame, deve essere stabilito tenendo conto della durata del contratto e della natura dell’impiego.

In tema di formazione obbligatoria, invece, il legislatore ha previsto che, qualora il datore sia obbligato in forza di legge, contratto collettivo od individuale ad erogare formazione obbligatoria, questa debba essere garantita, gratuitamente, al personale ed essere considerata orario di lavoro nonché, ove possibile, svolgersi durante lo stesso.

Lo Studio è a disposizione per qualsiasi chiarimento